¿Qué es la Mejora Continua (Kaizen)?

Kaizen es una herramienta de manufactura esbelta que mejora la calidad, la productividad, la seguridad y la cultura del lugar de trabajo. Kaizen se enfoca en hacer pequeños cambios diarios que resultan en mejoras importantes con el tiempo. Kaizen apareció por primera vez durante el esfuerzo de reconstrucción de Japón posterior a la Segunda Guerra Mundial. En ese momento, varios consultores comerciales estadounidenses colaboraron con empresas japonesas para mejorar la fabricación. La colaboración dio como resultado el desarrollo de varias técnicas de gestión nuevas, incluido Kaizen.

Kaizen (改善) proviene de dos palabras japonesas: Kai (mejora) y Zen (bueno), que se traduce como “mejora continua”. En los negocios, Kaizen se refiere a las actividades que mejoran continuamente todas las funciones e involucran a todos los empleados, desde los directores ejecutivos hasta los trabajadores de la línea de montaje. La fuerza de Kaizen proviene del hecho de que todos los trabajadores participan y hacen sugerencias para mejorar la empresa. El propósito de Kaizen va más allá de simplemente mejorar la productividad. Cuando se realiza correctamente, el proceso humaniza el lugar de trabajo, elimina el exceso de trabajo y enseña a las personas cómo detectar y eliminar el desperdicio en los procesos comerciales.

La filosofía Kaizen establece que nuestra forma de vida, ya sea nuestra vida profesional, nuestra vida social, nuestra vida familiar, merece una mejora constante. Kaizen se trata de hacer mejoras dando pequeños pasos en lugar de cambios drásticos y drásticos. Aunque las mejoras bajo Kaizen son pequeñas e incrementales, el proceso trae resultados dramáticos con el tiempo. Además, Kaizen es un enfoque de bajo riesgo y bajo costo. Implica mejoras en los procesos que no requieren grandes inversiones de capital. En consecuencia, Kaizen alienta a los trabajadores a experimentar y probar nuevas ideas. Si una idea no funciona, siempre pueden deshacer los cambios sin incurrir en costos significativos.

Beneficios de Kaizen

Más allá del beneficio obvio de mejorar los procesos; Kaizen genera trabajo en equipo y propiedad. Los equipos asumen la responsabilidad de su trabajo y pueden realizar mejoras para mejorar su propia experiencia laboral. La mayoría de las personas quieren tener éxito y estar orgullosas del trabajo que realizan y Kaizen les ayuda a lograrlo mientras beneficia a la organización.

Una encuesta de Gallup de trabajadores estadounidenses en 2015 mostró que solo el 32% de los empleados estaban comprometidos. La mayoría de los empleados (50,8 %) estaban ‘no comprometidos’, mientras que el 17,2 % estaban ‘activamente desconectados’. Uno de los principales beneficios de Kaizen es involucrar activamente a los empleados y comprometerse con el negocio. Tener trabajadores más comprometidos conduce a procesos más eficientes, menor rotación y mayores tasas de innovación. Los empleados comprometidos sienten que tienen un impacto en el desempeño del negocio y es más probable que prueben nuevas ideas. Además, las organizaciones con empleados más comprometidos pueden lograr una mayor competitividad, mejorar la satisfacción del cliente y tener una cultura de resolución mejorada de problemas a través del trabajo en equipo.

El proceso Kaizen

El ciclo continuo de la actividad Kaizen tiene seis fases:
1. Identificar un problema u oportunidad
2. Analizar el proceso
3. Desarrollar una solución óptima
4. Implementar la solución
5. Estudia los resultados y ajusta
6. Estandarizar la solución

Figura 1. Ciclo de mejora continua

Kaizen comienza con un problema, específicamente el reconocimiento de que existe un problema y que hay oportunidades de mejora. Una vez que se identifican los problemas, la organización necesita involucrar al personal multifuncional para comprender la causa subyacente. A continuación, la solución propuesta se prueba a pequeña escala. Usando los datos, el equipo hace ajustes a la solución. Y finalmente, se distribuyen los resultados en toda la organización y se estandariza la solución.

Comience con Kaizen

Como práctica empresarial Lean, Kaizen tiene éxito cuando todos los empleados buscan áreas para mejorar y brindan sugerencias basadas en sus observaciones y experiencia. Para facilitar esto, el papel de la gerencia es comunicar la necesidad de cambio, demostrar un compromiso personal con la mejora del proceso, educar y capacitar al personal en Kaizen y gestionar el proceso de mejora. Al comenzar con Kaizen, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta:

  • Comience con el entrenamiento: Todos deberían saber qué es Kaizen y cómo puede beneficiar la cultura del lugar de trabajo.
  • Apoya a Kaizen desde arriba: Los empleados necesitan saber que obtendrán ayuda cuando la necesiten.
  • Deja que las ideas fluyan: Utilice tableros Kaizen, círculos de calidad y buzones de sugerencias. Los empleados necesitan una forma de comunicar y documentar de manera efectiva sus ideas de mejora.
  • Mantenga las ideas llegando: Deje que los empleados implementen sus propias sugerencias cuando sea posible. Esto fomentará la participación.
  • Quitar Barreras: Los tableros y el software Kaizen son particularmente útiles aquí. Permiten a los trabajadores publicar ideas, realizar un seguimiento de su progreso y ver los beneficios de cada mejora.
  • Medir impactos: Al realizar un seguimiento de los resultados beneficiosos del proceso Kaizen, es más probable que la empresa continúe invirtiendo en él y manteniéndolo.

Kaizen es una estrategia a largo plazo y el objetivo es desarrollar la capacidad y la confianza de los trabajadores. Como estrategia, Kaizen funciona cuando los empleados de todos los niveles de la empresa trabajan juntos de manera proactiva para lograr mejoras constantes e incrementales. En cierto sentido, combina los talentos colectivos dentro de una empresa para crear un poderoso motor de mejora.

Al contar con el sistema correcto, la gerencia puede ayudar a que su programa Kaizen se amplíe y tenga éxito. Los trabajadores obtendrán un sentido de propiedad de sus tareas y se involucrarán más en todos los aspectos del negocio. En última instancia, esto conducirá a mejores procesos, una mayor satisfacción del cliente y un negocio más rentable.

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