Seis principios básicos del modelo de mejora continua

Hay una serie de metodologías que utilizan las empresas para estructurar el proceso de identificación y acción. oportunidades de mejora. Puede estar familiarizado con Six Sigma, Kaizen, Lean, Toyota Production System y otros. Si bien estas metodologías son diferentes, la base de cada una es el modelo de mejora continua.

El modelo de mejora continua refleja la idea de que las organizaciones deben realizar mejoras incrementales en los servicios, productos y procesos. Esto se aplica a todas las industrias y tamaños de empresas. Seis principios básicos lo guían:

Principio 1. Las mejoras se basan en pequeños cambios, en lugar de grandes cambios de paradigma o nuevos inventos.

Este concepto es esencial porque los cambios significativos a menudo asustan y desestabilizan a las organizaciones. Al abordar el cambio en pasos pequeños e incrementales, el modelo de mejora continua reduce el factor miedo y aumenta la velocidad de mejora. Siguiendo este principio, la organización no tiene que esperar un cambio estratégico o el lanzamiento de un nuevo producto para comenzar a avanzar.

Vale la pena explorar cualquier idea que elimine el desperdicio, acelere los plazos de entrega, reduzca los defectos o permita a los empleados desarrollar nuevas habilidades. Además, este enfoque abre la puerta a considerar propuestas a pequeña escala para mejorar los procesos y permitir que los empleados hagan su mejor trabajo.

Principio 2. Las ideas de los empleados son valiosas

El modelo de mejora continua depende en gran medida de los empleados, no solo de la alta dirección, para identificar oportunidades de mejora. Esta mejora de abajo hacia arriba es eficaz porque los empleados están más cerca de los problemas y, por lo tanto, están mejor equipados para resolverlos.

Al pensar en estos dos principios, considere el valor de involucrar a su equipo. Si les pide a todos en la organización ideas para crear una nueva línea de productos o revolucionar la forma en que atienden a sus pacientes, no obtendrá nada; los miembros del equipo están enfocados en su trabajo diario. Ellos, comprensiblemente, no pueden tener ideas monumentales en un abrir y cerrar de ojos.

En su lugar, pregunte a las personas qué mejoras podrían hacer para ahorrar 5 minutos al día. Luego, empodérelos para implementar esa mejora y difundirla a todos los demás miembros de la organización que estén realizando el mismo proceso. De esa manera, puede tomar una pequeña idea que cualquiera podría tener y generar un impacto significativo. Por ejemplo, supongamos que tiene una idea con diez empleados, cada uno de los cuales ahorra cinco minutos al día. Hay diez ideas. Comparta las diez mejoras con otros cien empleados para que cada uno de ellos ahorre cincuenta minutos al día (10 ideas x 5 minutos cada una).

Al pedirle a la gente una pequeña idea que le ahorre 5 minutos en su día y difundir sus ideas en toda la organización, está a punto de ahorrar 3.4 AÑOS de trabajo con solo diez ideas de personas. ¡Imagínese cuánto ahorraría si extendiera la «solicitud» de una idea de cinco minutos a toda su organización!

Otra forma de alentar a los empleados a identificar oportunidades y implementar mejoras está preguntando «¿qué te molesta?»

La mayoría de las quejas involucran un delta entre el estado actual y la idea del empleado de cómo deberían ser las cosas. A veces, la denuncia incluye una recomendación específica. Puede ser algo como: «Si solo hicieran X, Y y Z, el problema se resolvería». A veces no se incluye ninguna solución. Es posible que escuche: «¡Debe haber algo que puedan hacer para solucionar este problema!»

¿Notó la palabra clave en cada uno de estos ejemplos? Ellos. Cuando los empleados pierden el poder y se desconectan del proceso de mejora, todo lo que pueden hacer es esperar a que «Ellos» (la gerencia) reconozcan y solucionen los problemas. Cuando eso no sucede, es natural (y probablemente saludable) que las personas expresen su frustración.

Los líderes que adoptan el modelo de mejora continua no rehuyen las quejas de los empleados.

Al contrario, los ven como oportunidades de mejora. Si un miembro del equipo ve que algo anda mal y dice algo al respecto, está bien. Reunir las ideas de los empleados es el comienzo del ciclo de mejora. Las empresas con cultura de superación van más allá. Proporcionan a los empleados un proceso para informar y actuar sobre las ideas para ahorrar dinero, mejorar los procesos, satisfacer a los clientes y mejorar la calidad. Además, proporcionan los sistemas y la estructura para hacer esto y reconocen a aquellos que contribuyen a mejorar la organización, una pequeña iniciativa a la vez.

A las personas a menudo se les dice que no se quejen de algo a menos que estén dispuestas a hacer algo al respecto. Ahí es cuando hay algo que pueden hacer. Los buenos líderes dan a las personas esa oportunidad.

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Principio 3. Las mejoras incrementales suelen ser baratas de implementar

Los empleados tienden a centrarse en pequeños cambios que se pueden realizar sin grandes gastos. De hecho, muchas ideas de los empleados implican eliminar pasos del proceso en lugar de agregarlos, lo cual es una excelente manera de garantizar que cada actividad agregue algo de valor al cliente y reduzca el esfuerzo desperdiciado.

Tenemos el beneficio aquí en KaiNexus de ver datos de mejora detallados de una tonelada de organizaciones en cada etapa del viaje de mejora en todo el mundo, en casi todas las industrias. Al examinar estos datos, encontramos que el 1,4% de las ideas de mejora tienen un impacto de más de $ 100,000 y cada empleado tiene un impacto anual promedio de $ 25,000. Por lo tanto, estas ideas no solo son baratas de implementar, sino que también pueden tener un gran efecto en sus resultados.

Principio 4. Los empleados asumen la responsabilidad y se involucran en la mejora.

Conseguir que las personas cambien la forma en que siempre han hecho las cosas es difícil. ¿Sabes qué hace esto más fácil? Implementar cambios que se originan en las líneas del frente. Cuando a las personas se les ocurren ideas para mejorar su propio trabajo, intrínsecamente ven el valor del cambio. Saber que las mejoras provienen de sus pares inspira fe en la necesidad de cambio.

Al involucrar a su equipo en el modelo de mejora continua, los capacita para tomar el control de su propio trabajo (pero los ayuda como líderes). Como resultado, son capaces de identificar problemas u oportunidades de mejora, proceder con la implementación de sus ideas, atribuirse el mérito del trabajo y ver un impacto medible de sus esfuerzos. De esta manera, la única carga de la mejora y la gestión de procesos se quita a los gerentes, quienes pueden dedicar su tiempo a capacitar al personal de manera más efectiva en técnicas de mejora y eliminar las barreras para implementar el cambio.

Como el modelo de mejora continua depende de que los empleados presenten ideas de mejora, invierten más en el resultado del cambio y aumenta el compromiso de los empleados. Esto aumenta las posibilidades de una mejora sostenible y exitosa. La mejora del compromiso de los empleados también tiene un impacto positivo en la retención, el servicio al cliente, la calidad del producto y la contratación.

Para obtener más información sobre cómo superar la resistencia al cambio, consulte este seminario web gratuito:

La retroalimentación constante es un aspecto esencial del modelo de mejora continua. Durante cada fase de la ejecución de una mejora, la comunicación abierta es fundamental tanto para los resultados finales de la mejora como para mantener el compromiso de los empleados.

Es cierto que esto es difícil de lograr en una cultura de mejora tradicional. Los entrenadores no tienen la visibilidad que necesitan para mantenerse al día con todos los que realizan trabajos de mejora. Los líderes senior no pueden involucrarse sin un gran compromiso, las reuniones son difíciles de programar y la comunicación queda enterrada en las bandejas de entrada.

Las organizaciones con un enfoque más moderno para la mejora utilizan software de mejora continua para mejorar la visibilidad y la colaboración del equipo, dando a los entrenadores acceso a los informes que necesitan para evaluar el desempeño y dirigir el entrenamiento. Los líderes senior pueden realizar un seguimiento de las mejoras que les interesan e involucrarse rápida y fácilmente. El equipo puede obtener la ayuda que necesita de sus gerentes sin tener que esperar una reunión o un correo electrónico. Esencialmente, el software de mejora continua pone a todos en la misma página, lo que mejora la visibilidad y agiliza la comunicación.

Otra gran ventaja de una plataforma de mejora es la capacidad de transmitir el éxito de la mejora en toda la organización. Cuando las personas ven a otras personas reconocidas y recompensadas por su trabajo, tienden a redoblar sus propios esfuerzos.

No es suficiente simplemente hacer un cambio y llamarlo una mejora. Para lograr un éxito real, se debe medir el impacto del cambio. Esto permite determinar si el cambio se puede aplicar correctamente a otros problemas. Demostrar un ROI positivo también ayuda a mantener la organización alineada en torno a la mejora.

La mejora se puede medir (más fácilmente con software) en términos de ahorro de costes, ingresos, tiempo de comercialización, satisfacción del cliente, incidentes de seguridad, facturación, reducción de defectos o casi cualquier otro indicador clave de rendimiento para su organización empresarial.

Hacer que la mejora continua sea parte de la cultura de una empresa es un enfoque excelente y rentable para abordar los desafíos más complejos de una organización. Cuando se apoya en la mejora de la tecnología, los resultados se pueden lograr rápidamente y el éxito se puede mantener en el tiempo.