¿Qué es SOP (Standard Operating Procedure)?

¿Sabías que McDonald’s prepara el Big Mac de forma estandarizada en más de 34.000 restaurantes en todo el mundo? ¡Cuesta creer que la hamburguesa esté lista en solo un minuto y medio! Pero, ¿cómo hacerlo posible? La respuesta es simple, utilizando el Standard Operating Procedure.

¿Alguna vez te has preguntado si cada franquicia de McDonald’s preparó esta hamburguesa de manera diferente? No habría forma de garantizar la calidad, eficiencia y seguridad de todo el proceso, ¿verdad?

Estos son solo algunos de los beneficios de SOP. ¡Siga leyendo esta guía para comprender qué es este concepto, qué POE se utilizan más, las ventajas y desventajas de cada uno y cómo configurar el Standard Operating Procedure de su empresa! ¿Vamos?

¿Qué es un SOP?

El SOP (Standard Operating Procedure) es un documento que podemos resumir mediante un conjunto de instrucciones y descripciones de actividades que documentan una rutina, un paso a paso o actividad del día a día, relevante para una empresa.

Este documento se puede utilizar para ayudar en la ejecución de tareas diarias, mantenimiento, calibración y uso de equipos, análisis, procedimientos de seguridad y muchas otras aplicaciones.

También es importante recordar que cada POE es específico para una tarea, área de actividad y empresa en cuestión, por lo tanto, cada aplicación requiere el desarrollo de su propio POE.

La descripción de las actividades debe hacerse en detalle en el POE, de lo contrario la herramienta se verá limitada. También conviene recordar que, tan importante como definir y describir correctamente, es seguir lo definido en el momento de la ejecución.

Un POE puede abarcar diagramas de flujo, listas de verificación e instrucciones y debe revisarse periódicamente para adaptarse a la Lean realidad de una empresa y del mercado.

Algunos puntos importantes sobre un POE son:

  • Los POE son específicos para cada organización o área desde la cual describen las actividades.
  • Si no está escrito correctamente, su uso se vuelve limitado.
  • Incluso el documento mejor escrito falla si no se sigue
  • Pueden contener: instrucciones, diagramas de flujo, fotos, posibles acciones correctivas
  • Deben revisarse periódicamente.

¿Cuáles son los beneficios de SOP?

SOP se encarga de facilitar el seguimiento y estandarización de determinados procesos. Entonces puedes preguntarte: ¿cuál es la relevancia de esto dentro de una empresa? Pensar en el ejemplo de Big Mac le ayudará a comprender.

Imagine que un chef de la primera sede de McDonald’s en San Bernardino, 1940, prueba una receta de su abuela y decide insertarla en el menú con el nombre de Big Mac.

Sin embargo, si este chef no creara un POE, definiendo cada ingrediente y forma de hacer este sándwich, después de tantos años, en todos los lugares del mundo el Big Mac tendría un sabor y, sin procedimientos definidos de seguridad y saneamiento.

¿Cómo sería posible mantener la calidad si no hubiera un estándar a seguir? Además de la ventaja de mantener la calidad, podemos destacar los siguientes beneficios:

  • Reducir la variación y aumentar la calidad mediante la implementación constante del proceso, incluso con cambios de personal
  • Demuestra cumplimiento con los requisitos organizacionales y gubernamentales.
  • Facilita el proceso de formación del personal
  • Disminuye la posibilidad de fallas en la comunicación.
  • Disminuye el número de accidentes.

¡Estos 5 puntos dejan en claro que tener un POE en su empresa es crucial!

¿Ves cómo el uso de SOP puede ser beneficioso para una organización?

¿Cómo hacer un POE?

Le mostraré paso a paso cómo elaborar el Standard Operating Procedure de su empresa. Pero antes de comenzar, vale la pena señalar algunos consejos que pueden ser de gran utilidad a la hora de implementar SOP en tu empresa:

  • El POE debe estar escrito en un idioma apropiado para quién lo usará.
  • Su formato debe seguir un estilo paso a paso y ser fácil de leer.
  • La información debe ser clara e inequívoca
  • Preferiblemente use voz activa y verbos en presente.
  • El término «usted» no debe usarse explícitamente
  • Si es posible, utilice un diagrama de flujo para ilustrar el proceso descrito.

Ya sabes qué es un POE, ya has visto sus beneficios y consejos sobre cómo hacerlo, ¡así que es hora de actuar! ¿Empecemos?

1 – Definición del tipo de SOP

No existe un único modelo SOP, ¿verdad? En términos generales, en modelos más genéricos, un POE se puede dividir en dos tipos:

Tipos de POE

También es posible fusionar los dos tipos si es necesario. Vale la pena mencionar que situaciones muy específicas pueden requerir procedimientos operativos estándar muy específicos.

Le mostraré de forma rápida y precisa un ejemplo de cada tipo citado, y destacaré sus ventajas y desventajas.

1.1 Lista de comprobación

Es un modelo muy simple, donde se establece una lista de actividades que se deben realizar, y en cuanto alguien realiza la tarea se debe dar una verificación.

Barra de apertura SOP

Ventajas:

  • Fácil de seguir
  • Fácil y rápido de montar.
  • Difícil de malinterpretar.

Desventajas:

  • No permite la adición de muchos detalles.
  • No permite tratar bien los puntos de decisión.

1.2 – Diagrama de flujo

En este modelo todo el proceso está representado por símbolos que indican qué actividades se deben realizar a partir de las decisiones tomadas. Para que pueda comprender mejor el diagrama de flujo , le presentaré algunos símbolos utilizados y sus significados.

Símbolos de diagrama de flujo

Con el conocimiento de los símbolos anteriores y sus significados, es fácil comprender el siguiente ejemplo.

Ejemplo de diagrama de flujo

Ventajas:

  • Fácil de seguir
  • Secuencia lógica de construcción
  • Puntos de decisión fáciles de ver.

Desventajas:

  • Se requiere más tiempo y habilidad para hacerlos.
  • No permite muchos detalles.

2 – Elaboración del documento

En esta etapa es importante organizar una reunión con todos los involucrados en la actividad a documentar.

Idealmente, el POE debe ser redactado por quien realiza la actividad, con la supervisión de los gerentes / directores responsables del proceso.

El POE también se puede redactar en equipo en los casos en que el proceso sea multidisciplinario, siendo fundamental en este caso la participación de todos los miembros del grupo.

Otro punto importante durante la preparación de un documento es que la información debe ser lo suficientemente clara para que cualquier persona con conocimientos básicos del proceso la lleve a cabo sin supervisión. Después de todo, esto es objetivo al estandarizar un proceso.

Si se requiere capacitación para la creación del Procedimiento Operativo Estándar, debe especificarse en el documento.

3 – Revisión y aprobación

Es muy importante que el documento sea revisado por personas con la formación adecuada en el proceso. Esto hace que sea más probable que se cumplan los resultados esperados de los procedimientos operativos estándar.

También es interesante que el SOP sea probado por personas diferentes al autor, asegurando que la comprensión de todo el proceso sea clara para todos los que usarán este documento.

El documento cumplimentado debe ser aprobado por el área responsable de la empresa, y la firma en el documento significará que ha sido revisado y aprobado.

4 – Trazabilidad y archivo de documentos

Para terminar correctamente el paso a paso, la organización debe mantener una lista de todos los SOP, indicando la fecha, autor, título, estado, departamento y otra información que se considere relevante.

El área responsable de los POE debe designar a una persona para que organice dichos documentos, porque si es necesario, cada uno de ellos es fácil de encontrar.

Asimismo, conviene definir dónde y cómo archivar las versiones obsoletas.

Si se va a utilizar el medio digital, el usuario solo debe tener acceso a la versión «solo lectura», protegiendo contra cambios no autorizados en el documento.

About the author

Pretium lorem primis senectus habitasse lectus donec ultricies tortor adipiscing fusce morbi volutpat pellentesque consectetur risus molestie curae malesuada. Dignissim lacus convallis massa mauris enim mattis magnis senectus montes mollis phasellus.

Deja un comentario