Uso del ciclo PDCA para apoyar la mejora continua (Kaizen)

PDCA (Plan-Do-Check-Act) es un enfoque iterativo de cuatro pasos para mejorar continuamente los procesos, productos o servicios y para resolver problemas. Esto implica probar sistemáticamente las posibles soluciones, evaluar los resultados e implementar aquellas que han demostrado ser efectivas. Se basa en el método científico de resolución de problemas y fue popularizado por el Dr. W. Edwards Deming, considerado por muchos como el padre del control de calidad moderno.

El ciclo PDCA proporciona un enfoque simple y eficaz para resolver problemas y gestionar el cambio. Permite a las empresas desarrollar hipótesis sobre lo que debe cambiar, probar esas hipótesis en un ciclo de retroalimentación continuo y obtener información y conocimientos valiosos. Promueve pruebas de mejora a pequeña escala antes de actualizar los procedimientos y métodos de trabajo de toda la empresa. El ciclo PDCA consta de cuatro componentes:

Planificar – Identifique el problema, recopile datos relevantes y comprenda la causa raíz del problema, desarrolle hipótesis sobre cuáles pueden ser los problemas y decida cuál probar.

Hacer – Desarrollar e implementar una solución; decidir sobre una medida para evaluar su eficacia, probar la posible solución y medir los resultados.

Controlar – Confirme los resultados comparando los datos de antes y después. Estudia el resultado, mide la efectividad y decide si la hipótesis es correcta o no.

Ley – Documentar los hallazgos, informar a otros sobre los cambios en los procesos y hacer recomendaciones para futuros ciclos de PDCA. Si la solución fue exitosa, implementarla. De lo contrario, resuelva el siguiente problema y repita el ciclo PDCA nuevamente.

En la siguiente sección, profundizaremos en cada uno de estos cuatro pasos. A continuación, analizaremos cómo el ciclo PDCA puede respaldar Kaizen y la mejora continua.

Planificar

La «planificación» es realmente un proceso de tres pasos. El primer paso es identificar el problema. El segundo paso es un análisis de este problema. El tercer paso es el desarrollo de un experimento para probarlo. Algunas de las cosas a considerar durante este proceso incluyen:

Identificando el problema

  • ¿Es este el problema correcto para trabajar?
  • ¿Este problema es importante e impactante para la organización?
  • ¿A quién afecta el problema y cuál es el impacto potencial de resolverlo?

Análisis del problema

  • ¿Qué información se requiere para comprender completamente el problema y su causa raíz?
  • ¿Qué datos hemos vinculado ya al tema? ¿Qué datos debemos recopilar?
  • ¿A quién se debe reclutar o entrevistar para comprender mejor el problema?
  • Después de entender el problema, ¿es posible resolverlo? ¿Será la solución económica y práctica?

Desarrollando una experiencia

  • ¿Cuáles son las soluciones viables?
  • ¿Quién participará en el proceso y quién será el responsable?
  • ¿Cuál es el resultado esperado del experimento y cómo podemos medir el desempeño?
  • ¿Qué recursos se necesitan para realizar un experimento a pequeña escala?
  • ¿Cómo se traducirán los resultados del experimento a pequeña escala en una implementación completa?

Hacer

La etapa de “Hacer” es donde probamos las soluciones o cambios propuestos. Idealmente, esto debería hacerse en estudios a pequeña escala. Los experimentos a pequeña escala nos permiten aprender rápidamente, adaptarnos según sea necesario y, en general, son menos costosos de realizar. Asegúrese de medir el rendimiento y recopilar los datos necesarios para evaluar más tarde.

Controlar

En este punto, revise el experimento, analice los resultados e identifique lo que aprendió. Considere las siguientes preguntas:

  • ¿La implementación del cambio ha logrado los resultados deseados?
  • ¿Qué salió mal?
  • ¿Qué hemos aprendido de la implementación?
  • ¿Hay suficientes datos para demostrar que el cambio fue efectivo?
  • ¿Necesitas realizar otro experimento?
  • ¿Cómo se compara la experiencia a pequeña escala con el panorama general?
  • ¿Sigue siendo viable y práctica la solución propuesta?

Ley

En este punto, actúe sobre lo que aprendió durante el estudio. Si el cambio no funcionó, comience el ciclo nuevamente con un plan diferente. Si tuvo éxito, incorpore lo que aprendió de la prueba en cambios más grandes. Utilice lo que ha aprendido para planificar mejoras adicionales y comenzar el ciclo nuevamente. Si su plan funcionó, deberá estandarizar el proceso e implementarlo en toda la empresa. Durante esta fase del ciclo PDCA, debe hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Qué recursos se necesitan para implementar la solución en toda la empresa?
  • ¿Qué tipo de capacitación se necesita para la implementación completa de la mejora?
  • ¿Cómo mantener y perpetuar el cambio?
  • ¿Cómo medir y monitorear el impacto de la solución?
  • ¿Cuáles son otras áreas de mejora?
  • ¿Cómo podemos usar lo que aprendimos en este experimento para diseñar otros experimentos?

Uso del ciclo PDCA para apoyar Kaizen

El proceso PDCA respalda tanto los principios como la práctica de la mejora continua y Kaizen. Kaizen se enfoca en hacer pequeños cambios diarios que resultan en mejoras importantes con el tiempo. El ciclo PDCA proporciona un marco y una estructura para identificar oportunidades de mejora y evaluarlas objetivamente.

Mediante el uso de PDCA, una organización de mejora continua puede crear una cultura de solucionadores de problemas y pensadores críticos. Las ideas de mejora se pueden probar rigurosamente a pequeña escala. Usando los datos, el equipo puede hacer ajustes a la solución y reevaluar la hipótesis. Una vez que una idea ha demostrado ser exitosa, se puede estandarizar e implementar en toda la empresa. El proceso iterativo del ciclo PDCA permite que las ideas se prueben continuamente y fomenta una cultura de mejora continua y aprendizaje continuo.

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