¿Qué es la gestión de integración de proyectos?
La gestión de la integración de proyectos es el proceso mediante el cual se planifican, coordinan y supervisan las actividades necesarias para garantizar que los diferentes elementos de un proyecto se integren de forma efectiva. Este proceso es esencial para el éxito de cualquier iniciativa de gran escala, ya que permite minimizar el riesgo de que surjan problemas durante la ejecución del proyecto.
¿Qué es la gestión de la integración de proyectos?
La gestión de la integración de proyectos es una forma de garantizar que los distintos procesos funcionen juntos. En otras palabras, tiene en cuenta los numerosos procesos que intervienen en un proyecto y garantiza la coherencia.
La gestión de la integración de proyectos lo consigue mediante compensaciones. Esto significa que si quiere completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, no puede tenerlo todo. Esta es la práctica habitual de cualquier gestor de proyectos. Si hay objetivos que compiten entre sí, es necesario buscar alternativas que satisfagan las expectativas de las partes interesadas.
Para ello es necesario identificar, definir, integrar y coordinar los numerosos procesos y actividades que componen los grupos de procesos de gestión de proyectos. Por lo tanto, la gestión de la integración de proyectos implica la toma de decisiones sobre la asignación de recursos y las compensaciones, al tiempo que se gestionan las interdependencias entre las diferentes áreas de conocimiento de la gestión de proyectos.
Cómo gestionar la integración de proyectos
Para coordinar todos los aspectos del proyecto, la gestión de la integración del proyecto debe crear un conjunto de entregables. Empiece por elaborar una carta de proyecto.
Carta del proyecto
El inicio del proyecto viene dado por la carta del proyecto. La carta del proyecto contiene las funciones y responsabilidades iniciales del proyecto, incluidos los objetivos y el nombramiento de un director de proyecto. Sirve como documento de referencia para todo el proyecto.
La carta del proyecto es tan general que no requiere cambios significativos durante el proyecto. Suele ser redactado por un director de proyecto que trabaja bajo la dirección del jefe de proyecto, pero también puede ser redactado por el propio director de proyecto.
Alcance
El ámbito de aplicación es el siguiente. Este documento no es definitivo y será modificado y revisado como parte del proceso de gestión del alcance. El alcance define lo que se incluye y lo que se excluye del proyecto. Enumera todas las actividades que está previsto realizar durante la ejecución del proyecto. En otras palabras, describe los resultados del proyecto y establece criterios de éxito medibles.
Plan de gestión del proyecto
El plan de gestión define el modo en que los distintos procesos del proyecto pueden trabajar juntos para mejorar la eficiencia y la eficacia. La carta del proyecto forma parte del plan del proyecto y en ella se describen la definición del proyecto, los objetivos, el presupuesto, el calendario, los recursos, el enfoque de la ejecución del proyecto, la evaluación de los riesgos, etc. Es un documento formal que ayuda a gestionar, controlar y ejecutar el proyecto.
El director del proyecto prepara un plan de gestión del proyecto que incorpora otros planes de gestión, como el plan de gestión del alcance, el plan de gestión de los costes, el plan de gestión de la calidad, el plan de mejora de los procesos, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión de la comunicación, el plan de gestión de las adquisiciones, etc. Incluye líneas de base como las líneas de base de la planificación, las líneas de base de la rentabilidad y las líneas de base del alcance del trabajo. Las líneas de base sólo se modifican a partir de una solicitud formal de cambio.
En este caso, las primeras reuniones se celebran después de la fase de planificación, pero antes del inicio de la ejecución del proyecto. Este foro servirá para informar a los principales interesados sobre las responsabilidades del proyecto.
Gestión y liderazgo de proyectos
El siguiente paso es dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. El proyecto se ha puesto en marcha y se han creado los resultados. Es el proceso de gestión de los aspectos técnicos y organizativos del proyecto. Debe facilitar la ejecución fluida del trabajo del proyecto. La ejecución del proyecto consta de tres partes: la ejecución, la gestión y los informes de progreso.
De este modo, se logran los objetivos del proyecto. El plan de gestión del proyecto garantiza el resultado. Las solicitudes de cambio se realizan para facilitar la ejecución de las obras. Se tienen en cuenta los factores ambientales. Se evalúan los recursos del proceso de la organización y se actualiza el plan de gestión del proyecto en consecuencia.
Gestión y control de los trabajos del proyecto
El trabajo de los proyectos requiere no sólo la gestión y la administración, sino también el seguimiento y el control del trabajo de los proyectos. Esto incluye la gestión del cambio y los procesos, herramientas y técnicas utilizadas para gestionar el cambio y el desarrollo del proyecto.
Cierre del proyecto
Por último, hay que cerrar el proyecto. Este proceso implica la revisión de los distintos procedimientos utilizados y la evaluación de su éxito o fracaso. Todo debe quedar debidamente documentado para elaborar un documento al que puedan referirse los futuros proyectos a la hora de decidir la aplicación de planes y procedimientos.
Por lo tanto, es importante documentar las lecciones aprendidas durante este periodo al final de cada fase del proyecto.
La gestión de la integración del proyecto es importante cuando los procesos del proyecto interactúan entre sí. Desde la planificación hasta la documentación, la coherencia a lo largo del proyecto, combinada con la planificación estratégica a largo plazo, puede ayudar a identificar oportunidades.
