¿Qué es la gestión de costes en gestión de proyectos?
La Gestión de Costes de Proyectos es el proceso de calcular, asignar y controlar los costes de un proyecto. Permite a las empresas predecir los gastos futuros y reducir las posibilidades de salirse del presupuesto. Los costes previstos se calculan durante la fase de planificación de un proyecto y deben aprobarse antes de realizar ningún trabajo.
La gestión de costes no sólo requiere gestionar el presupuesto, sino también planificar y prepararse para posibles riesgos. Los riesgos pueden causar retrasos en los proyectos y, a su vez, aumentar los costes. Por lo tanto, comprender los 6 pasos de la gestión de costes es clave para todo proyecto.
Los 6 Pasos de la Gestión de Costes
El proceso de creación de un plan de gestión de costes consta de seis pasos:
1. Asignación de recursos: Antes de poder identificar los costes, primero debes especificar qué recursos se utilizarán en el proyecto. Esto significa asignar personas, materiales y otros insumos al proyecto.
2. Estimación de costes: El segundo paso para una correcta gestión de costes es estimar los costes. Se trata de un proceso iterativo, lo que significa que puede cambiar en función de la evolución del proyecto. Las fuentes habituales de información utilizadas para estimar los costes son los conocimientos especializados, los datos actuales e históricos, los precios y los presupuestos de los proveedores.
3. Determinación del Presupuesto: Este paso requiere la creación de un presupuesto de costes agregados para el proyecto. Además, se establecen reservas para imprevistos a fin de tener en cuenta los riesgos inesperados que puedan surgir durante el proyecto.
4. Control de costes: El control de costes implica supervisar y analizar los costes reales en relación con el presupuesto definido. Implica recopilar los datos adecuados, medirlos y evaluar las desviaciones.
5. Previsión de costes: La esencia de la previsión de costes es determinar el coste previsto del proyecto al final del periodo del proyecto.
6. Gestión del cambio: El cambio es inevitable, por lo que es importante disponer de un mecanismo eficaz para gestionarlo. Esto incluye predecir los cambios que podrían afectar materialmente al proyecto y disponer de un plan de gestión de cambios.
Elementos de la Estimación de Costes en la Gestión de Proyectos
Cuando se trata de estimar costes, hay dos tipos principales de costes implicados en el proceso: Costes Directos y Costes Indirectos.
Costes Directos: Los costes directos son los que intervienen en la producción de un producto o servicio, así como los costes de prestar servicios a los clientes. Pueden incluir materiales, suministros, personal y otros costes relacionados con la producción de un producto o servicio.
Costes indirectos: Los costes indirectos son aquellos que no pueden atribuirse fácilmente a un producto o servicio. Estos costes incluyen los servicios de gestión del proyecto, los gastos generales y los costes de formación.
Conclusión
La gestión de costes es una parte esencial de la gestión de proyectos y es necesaria para garantizar el éxito a largo plazo. Con un plan bien definido para gestionar los costes y siguiendo los 6 pasos de la gestión de costes, las empresas pueden reducir las posibilidades de que los proyectos se salgan del presupuesto y garantizar la entrega puntual de los proyectos.
